【PowerPoint完全攻略】プレゼン成功の秘訣

皆さんも仕事で資料作成やプレゼンの際にPowerPointを利用されると思います。
そのPowerPointをうまく使えてますか？資料作成の手順やPowerPointの基礎を意外に知らない人多いでしょう。今回はそのPowerPointについてご説明させていただきます。

1.これで全体理解！PowerPointの基本

PPTはどんな時に使うのか？

・プレゼンの視覚補佐をする時
・マニュアル作成の時
・PDF化したい資料を作成する時

PPTはどんな機能があるのか？

見やすい資料を作るために文字をカスタムしたり、図形や写真を挿入したりすることができます。
機能は全部覚えなくてOKです。調べながら使うものだけ使うので問題ないです。

どんな目的で使うのか？

・興味を引くプレゼンをするため
・マニュアル作成の資料を作るため
・HPに掲載する資料作成をするため
・台本に使用する資料作成をするため
・パンフレット作成をするため

目的によって、PowerPointの機能も違います。まずは目的を決めてから使いましょう。

 

2.これで仕事ができる人間？見やすい資料編

ユーザーのアンケートでPowerPointでの悩みを聞きました。
その中でも最も多かった悩み、Best3がこちらです。

見やすい資料の定義

見やすい資料とは「伝わりやすい×無駄がない」資料のことです。
どちらもあることが鉄則です。どちらがかけても見やすい資料にはなりません。

伝わりやすいとは？

上から順番にこちらの構成で資料を作成してください。

無駄がない

無駄がない資料には3Sの要素があります。3Sとはこちらです。

①3Sの構成=SHORT.SIMPLE.STRAIGHT

短く、簡潔に、端的に話すことが重要です。
目安として改行しないぐらいが良いでしょう。

②表は伝えたい内容のみ

同じ表でも伝わりやすさが全然違います。
（例）
各国のGDP比較
→日本のGDPは2010年に中国に抜かれ第3位

視聴者に合わせて親切な気持ちを忘れないことが大切です。

③バランスが整っている（図形・文字列・画像）

図形もびっしり揃っていることが重要です。
完成する時に文字列がずれていないか、全て確認して作りましょう。

3.必ずやるべき！見やすい資料編part2

見やすい資料の作り方

・スライドの構成を整える
・文章は短文、改行をしない
・無駄な情報は入れない

PowerPointはTTP！徹底的にパクりましょう！真似をしましょう！
誰もが無駄な情報は入れがちです。入れたい気持ちはわかりますが、だからこそ無駄な情報はいれないでおきましょう。

書体
書体を揃えましょう。ここをこだわらない人が多いです。
なので、あえてこだわりましょう。
数字は半角にし、英字も揃えましょう。

バランス
・文字列を揃えましょう
・図形は整列で整えましょう。

こちらが2と合わせて見やすい資料の作り方になります。
ぜひ皆さんも使ってみてください！

4.仕事が倍速になる？作業効率編

前回のアンケートでの悩み2位の「作業時間を短縮したい」今回はここついて解説していきます。

作業時間を短縮するには？

スライドをとにかく作りましょう。一気に上手くなりません。
なので、とりあえず数をこなすことが大切です。
作業効率のスキルを覚えましょう。
そして、作業時間を短縮、細かい操作を早くすることを心がけましょう。

スライドマスター

スライドマスターとは？
プレゼン時でアイコンを1枚1枚いれなくて良いシステムです。
表示→スライドマスターで使用できます。書体はUゴシックライトがおすすめです。

スライドを作る前に、アイコンなどはスライドマスターで設定しましょう。

5.やらなければ損！作業効率編part2

アンカー（目次）を作る

目次を作りたい箇所をコピペして、整列させます。
整列は全選択して、右クリックで左に揃えて、上下に整列させます。

クイックスタイル

図形の色をかえるものです。
クイックスタイルをおして少しお洒落にかえましょう。

⌘+Y

繰り返し機能になります。
前に使ったコマンドを繰り返し使用するときに使いましょう。

グールプ化

覚えておくとより良いテクニックです。
1個ずつずらすのがめんどくさい場合に使用します。

グールプ化→⌘+option+G
解除→ ⌘+option+Shift+G

6.生産性を確実に上げる！作業効率編part3

アイコン

アイコンとは、人型（ひとがた）の図形のことです。
アイコンの場所を覚えましょう。使い込んで位置を覚えます。全部覚える必要はありません。
イメージに適したアイコンを選ぶことが重要です。

テンプレート

構成のテンプレートです。
自分のテンプレートを作り、それを使い回しましょう。
それにより、作業効率は格段に上がります。

図形

図形の種類を限定します。基本的に使用する図形は5種類だけで良いです。
大切なのは、組み合わせを行うことです。色々使うからごちゃごちゃします。
限定し、統一感のある資料にしましょう。

7.プレゼン大活躍！興味を引くスライド編

この章では興味を引くスライドを作るコツについて解説していきます。

ストーリーテリング

ストーリーテリングを使いましょう。ストーリーテリングとは物語のように話すことです。
文字だと飽きてしまいますので、画像を使って物語にしましょう。

心理トリガー

心理トリガーとは「食いつかせるスイッチを押すこと」です。
心理トリガーにもいくつか種類があります。順にご説明していきます。

①ヒーローズジャーニー

ウルトラマンみたいなシステムのことです。
逆境の時に私が救世主としてきたと、物語上で語っていくことです。

②キッカケの体験

サービスを作りたい時やブログを書く時に「僕が仕事を辞めようとしたキッカケは、、」と話し始めることです。自分のキッカケを話すことにより相手の理解度を深めます。

③悩みの共感

人々が思う悩みを書き、共感してもらうことが大切です。

④成功法則

この方法で成功したと話し始めましょう。
自分の経験を話すことで信憑性と実現性が高まります。

⑤アンダードッグ

「負け犬が這い上がっていくこと」の例えです。
ダメだった私が今では、、と始まるようなことです。
ex.ルーキーズ、ビリギャルなど

プレゼンをする時は台本などにこの5つの構成を使います。
その上で画像と合わせてスライドに応用していきましょう。

スライド画像

画像は興味を持ちやすいです。画像はアイキャッチの効果があります。
看板は料理などが多いがいけません。人間の顔にしましょう。アイキャッチが入って目がいきます。
※アイキャッチ：その名の通りユーザーの目（アイ）を引きつける（キャッチ）するための画像のことです。

画像は暗めにして、その上に文字を入れましょう。
→画像を全画面にして、図の書式設定で暗くします。

ストーリーテリングと心理トリガーを使い、その上で画像を使いましょう。
そして、画面を暗くし、文字を入れることで興味を引くスライドを作成することができます。

8.おばあちゃんでもできる台本作成編

スライドはあくまで視覚補佐です。話が面白くなければスライドがいきません。
今回は台本・スクリプトの話になります。

スクリプトの作り方

スライドはサブ、話がメインです。
スクリプトがないとスライドが作れません。

ロジカルストラクチャー

1番上にメインメッセージや目的を挿入します。その下にメインメッセージの根拠を挿入します。
最後に事例などでメモ書きしていきましょう。このメモ書きしたモノをもとに台本を作成します。

文書作成時はCREC法を用います。
※CREC法：相手に伝わりやすい方法です。
ロジカルストラクチャーはタスク管理に使えます。

ロジカルストラクチャーを元に作るスライドを決めましょう。
下の順番のようにスライドを作れば良いです。

強調→説明→補足

 

以上がパワーポイントの解説になります。いかかでしたでしょうか？
資料を作成する前に台本を作ること、文字を入れすぎない、心理効果を使いながら資料を作成することなど様々ありました。
サラリーマンであれば、PowerPointを使用する機会が多いと思います。今回のことが少しでも参考になれば幸いです。まずは、何でも良いので数をこなしましょう。自ずとスライドは上手くなるでしょう。ありがとうございました！